di Luigi Petrucci in collaborazione con il Centro Studi “Nino Abbate” di Unità per la Costituzione
Sommario
- Processo Telematico e diritto dell’emergenza secondo il C.S.M.
- Lavorare tutti da casa.
- Provvedere da casa.
- Come scrivere il provvedimento trasmesso da remoto.
- Liquidazioni
- Ricezione e lavorazione delle istanze.
- La creazione di uno spazio cloud per il personale amministrativo.
- Preparazione dei fascicoli e trasmissione di richieste.
Processo Telematico e diritto dell’emergenza secondo il C.S.M.
Proseguo con il conforto virtuale del collega Bisogni, impegnato anche sul fronte istituzionale della STO, questa rubrica di “pronto soccorso” tecnologico di questo periodo emergenziale, il discorso iniziato con gli altri due articoli contributi che trovate sul sito (sezione dedicata al Corona Virus, canale Contributi interpretativi).
Oggi vediamo come sfruttare al massimo le possibilità di lavoro agile per il personale amministrativo, alla luce delle indicazioni venute dalle Linee guida emesse il 26.3.2020 Consiglio Superiore della Magistratura (e che trovate pure sul sito nella stessa sezione canale Delibere CSM).
Il contesto è quello delle eccezioni alle comuni regole che possono essere fatte in questo momento, come abbiamo esposto in È possibile depositare provvedimenti da casa e come è, ben più autorevolmente, spiegato nelle Linee guida del C.S.M.
In particolare l’all. 2 della delibera contiene una serie di informazioni sull’udienza da remoto (chiamo così la videoconferenza in regime di emergenza a cui le disposizioni di cui all’art. 146 bis d.a.c.p.p. si applicano “in quanto compatibili”).
Viene ritenuta possibile l’applicazione dell’udienza da remoto anche al caso dell’arrestato domiciliare e la possibilità per le parti di partecipare da un luogo remoto diverso dal tribunale o dal luogo in cui si trova il detenuto o l’arrestato domiciliare, purché sia garantita una linea telefonica con l’assistito.
Una particolare attenzione è data al caso dell’interprete.
Anche i giudici popolari delle Corti di Assise, i giudici onorari del Tribunale per i Minorenni e gli esperti del Tribunale di Sorveglianza possono partecipare al processo da remoto, tramite “invito” trasmesso per PEO (posta elettronica ordinaria, anche non istituzionale).
Se ne deduce, a contrario, che non lo possono fare i togati e che, quindi, dobbiamo tenere l’udienza dall’ufficio.
Nulla si dice sul Pubblico Ministero nel testo delle Linee guida, anche se la lettura dei protocolli pare pacificamente ammettere la presenza del Pubblico Ministero da remoto, come quella dei difensori. Non viene precisato se dall’ufficio o da casa.
Probabilmente il PM che parteciperà alle udienze sarà quello che comunque è previsto dal turno di presenza in ufficio, ma secondo la logistica dei vari uffici, potrebbe comunque essere utile (e certamente consentito) il collegamento dall’ufficio del PM.
Va valutato che ogni ulteriore collegamento rende meno stabile la videoconferenza nel suo complesso, per cui è un’ipotesi da vagliare, anche in relazione alle condizioni della rete, caso per caso nei singoli protocolli o prassi condivise.
Lavorare tutti da casa
Il C.S.M. richiama alla necessità di realizzare anche negli uffici giudiziari un equo bilanciamento tra il lavoro nei presidi per attività essenziali e l’utilizzo del lavoro agile (da remoto o valorizzando altre forme di flessibilità) come modalità di svolgimento dell’attività giudiziaria.
Per questa ragione i Capi degli Uffici sono invitati ad organizzare un turno di presenza in ufficio fino al 15.4 ed eventualmente anche fino al 30.6, ove sia possibile far restare a casa i Magistrati fino a tale data.
È previsto un procedimento tabellare ad hoc.
I magistrati non impegnati nei turni (come titolari o supplenti), se non in ferie, sono comunque in servizio e saranno impegnati nello smaltimento del lavoro già introitato e dell’eventuale arretrato, nonché nello studio e nella preparazione dei fascicoli e degli affari di futura trattazione o, ancora, nell’attività di formazione organizzata dalla Scuola Superiore della Magistratura.
La programmazione dell’attività da svolgere da remoto potrà essere organizzata tramite i presidenti di sezione o i procuratori aggiunti ove presenti.
Analoghe misure sono state disposte per il personale amministrativo, la cui presenza è pure organizzata in forma di presidi.
Nel programmare l’attività dei magistrati va, pertanto, considerato anche cosa può essere fatto dai presidi, già impegnati nella trattazione delle urgenze e dei processi con detenuti, e cosa potrebbe essere fatto da casa.
Provvedere da casa
Le Linee guida aprono all’invio di provvedimenti da remoto ed il C.S.M. ha successivamente chiesto di emendare il d.l. n. 18 inserendo espressamente questa possibilità. Nelle Linee guida questa possibilità si ammette in questi casi e modi:
1. previa adozione di protocolli tra uffici giudicanti ed uffici requirenti ovvero di prassi concordate tra detti uffici;
2. per i soli atti urgenti;
3. l’atto è sempre redatto e sottoscritto secondo le forme ordinarie e con sottoscrizione autografa;
4. il magistrato ne fa (alternativamente) una:
i. copia informatica in formato .pdf;
NOTA BENE
La copia informatica in gergo tecnico (vedi la definizione che era contenuta nel vecchio CAD) è quella che ha lo stesso contenuto dell’atto originale analogico, ma una diversa forma. In questo caso mandiamo un file .pdf firmato solo digitalmente, in seguito – alla fine dell’emergenza o non appena andiamo in ufficio- stamperemo il file e lo firmeremo. La copia informatica ha una forma diversa perché non ha la firma autografa (anche se è comunque firmato digitalmente e, se vogliamo, con una firma a stampa), ma ha lo stesso contenuto che andremo a stampare e firmare in un secondo momento.
ii. una copia per immagine in formato .pdf o .jpg ovvero la scansione o foto del provvedimento stampato e firmato, che porteremo in seguito -alla fine dell’emergenza o non appena andiamo in ufficio-;
5. la copia viene trasmessa a mezzo PEO istituzionale;
NOTA BENE
In gergo tecnico (v. sempre il CAD) il documento informatico è ovviamente trasmesso con un mezzo informatico che può essere la PEO (un normale indirizzo @provider.it/com), PEO istituzionale (es. @giustizia.it o giustizia-amministrativa.it), PEC oppure tramite upload. In questo articolo suo i termini trasmettere o trasmissione per indicare indistintamente una di queste modalità, che sono equivalenti quanto al mettere a disposizione del destinatario il documento informatico. Sarò più preciso, se si deve uno di questi mezzi per ottenere uno scopo particolare. In questo caso l’uso della PEO istituzionale in luogo del nostro di PEO privato serve a dare certezza sul mittente.
6. l’originale del provvedimento (informatico e/o cartaceo, a seconda delle ipotesi i. e ii.) è custodito dal suo autore e viene consegnato al personale amministrativo -alla fine dell’emergenza o non appena andiamo in ufficio- per l’inserimento nel fascicolo cartaceo ed in quello TIAP non appena possibile.
Per quanto riguarda l’esame del fascicolo, rinvio ai coraggiosi protocolli adottati a Milano e Napoli, che prevedono numerosi casi di trasmissione degli atti (vedili nel canale Provvedimenti organizzativi uffici giudiziari della solita Sezione).
Un’ottima soluzione per le istanze de libertate avanzate alla Corte di Appello è quella proposta dal Presidente di Salerno (vedila sempre nel canale appena citato).
Come scrivere il provvedimento trasmesso da remoto
Se viene inviata la copia informatica del provvedimento, che verrà successivamente stampato e sottoscritto in ufficio, suggeriamo di inserire dopo il nostro timbro e firma la seguente dicitura:
Copia conforme alla copia informatica firmata digitalmente dal magistrato trasmessa ai sensi dell’art. 83, co. 7, lett. a, d.l. n. 18/2011, come previsto dalle Linee guida del C.S.M. del 25.3.20 e del provvedimento del Capo dell’Ufficio adottato in data ggmmaa.
Praticamente il provvedimento stampato dal personale amministrativo del presidio avrà una forma del genere e sotto ci sarà il consueto timbro di depositato.
Se, invece, si fa il .pdf dell’originare stampato e sottoscritto, che verrà successivamente portato in ufficio, si può aggiungere questa dicitura:
Copia per immagine dell’originale sottoscritto dal magistrato trasmessa ai sensi dell’art. 83, co. 7, lett. a, d.l. n. 18/2011, come previsto dalle Linee guida del C.S.M. del 25.3.20 e del provvedimento del Capo dell’Ufficio adottato in data ggmmaa.
Praticamente il provvedimento stampato dal personale amministrativo del presidio avrà una forma del genere e sotto ci sarà il consueto timbro di depositato.
La copia stampata e depositata dal personale amministrativo farà le veci del provvedimento originale fino al momento in cui sarà depositato.
Liquidazioni
Già il Ministero ha autorizzato il personale al lavoro agile per gli applicativi relativi alle spese di giustizia, per cui è possibile smaltire l’arretrato delle liquidazioni, senza che ciò gravi sui presidi.
Per gli Uffici giudiziari che già utilizzano la trasmissione delle istanze di liquidazione, sarà oltremodo facile mettere a disposizione dei magistrati le istanze, che potranno essere tranquillamente esitate con il provvedimento digitale (dubito che qualcuno abbia interesse ad impugnarlo per la forma, fermo restando quanto detto sulle modalità operative emergenziali indicate dalle Linee guida).
Ricordo che anche il magistrato può essere abilitato alla consultazione del SIAMM, ora anche da casa, dal quale possiamo verificare da soli le istanze pendenti e provvedere di conseguenza.
Per le altre attività, c’è il limite degli applicativi utilizzabili solo dall’ufficio, per cui tutto ciò che deve essere scaricato sui registri o le notifiche che vanno fatte tramite SNT o PEC-TIAPDocument@ devono essere fatte dal presidio.
Ricezione e lavorazione delle istanze
Una ipotesi di lavoro da remoto può riguardare la lavorazione delle istanze trasmesse agli indirizzi di PEO istituzionale o PEC, che possono essere consultate da casa mediante la web app.
Molti provvedimenti presidenziali hanno già autorizzato la trasmissione per istanze urgenti ed anche per le impugnazioni: è, quindi, possibile immaginare questo flusso documentale:
1. Trasmissione dell’istanza;
2. Ricezione e trasmissione al magistrato competente a cura del personale amministrativo in lavoro agile;
3. Esame dell’istanza e trasmissione del relativo provvedimento a cura del magistrato con le modalità già illustrate;
4. Ricezione e trasmissione su cloud a cura del personale amministrativo in lavoro agile al personale amministrativo in presidio;
NOTA BENE
Suggerisco l’utilizzo del cloud anziché della posta elettronica, in modo che il personale in presidio non debba verificare la posta in entrata e possa concentrarsi sulle attività che devono essere necessariamente svolte in ufficio.
5. Scaricamento dal cloud, stampa ed esecuzione del provvedimento ed eventualmente alla notifica a mezzo SNT a cura del personale amministrativo in presidio.
In modo un po’ paradossale è come se il front office venisse svolto da casa ed il back office in ufficio.
Questo flusso di base può essere adattato al provvedimento che deve essere emesso dal giudice previo parere del P.M., con un doppio passaggio dal giudice, se non si ritiene sufficiente la trasmissione al parere d’ordine del giudice, magari previo contatto telefonico o via mail con il personale amministrativo in lavoro agile.
Il flusso può essere adattato alla richiesta di copie di atti che richiedono l’autorizzazione del magistrato procedente.
Come avevamo detto nel primo articolo, conviene incentivare la trasmissione delle richieste di copia dell’intero fascicolo, avendo cura di farsi trasmettere in allegato un modello F23 che attesta il pagamento dei diritti di copia, in modo da eliminare l’accesso per la consultazione del fascicolo.
La creazione di uno spazio cloud per il personale amministrativo
Dal momento che il personale amministrativo non ha licenze per l’uso di One Drive For Business (di seguito 1D), suggeriamo di mettere a disposizione lo spazio di magistrati addetti allo specifico ufficio, magari utilizzando quello di colleghi che lo utilizzano di meno.
In ogni caso si tratta in 1 tera di memoria, che difficilmente possiamo avere occupato tutto, soprattutto se sincronizziamo le cartelle di 1D con quelle del pc portatile o fisso, che di solito hanno uno spazio di memoria a disponibile inferiore (di solito 250 o 550 GB).
L’operazione è molto semplice: dall’interfaccia di 1D si crea una cartella per il personale amministrativo. Si seleziona la cartella (v. foto passaggio 1) e si clicca il tasto con tre puntini o il tasto copia collegamento (v. foto passaggio 2)
Quindi si crea un link accessibile e modificabile per chiunque in questo modo:
Passaggio 1 selezionare “chiunque ha il link”
Passaggio 2 verificare che sia spuntato “permetti le modifiche” (è l’opzione di default)
Passaggio 3 crea il link
A questo punto il link può essere copiato e mandato via mail: chiunque lo riceve può entrare nella cartella, creare (ma non cancellare) sottocartelle e modificare i file presenti (ma non cancellare i file presenti nella cartella di base).
Non è indispensabile, ma può essere conveniente che il magistrato che mette a disposizione il suo 1D non sincronizzi il contenuto della cartella con il suo pc. Per fare questo occorre premere il tasto sincronizza (nessuna cartella deve essere selezionata: passaggio 1 della foto) e poi deselezionare le cartelle che non si vogliono sincronizzare (passaggio 2 della foto).
Ognuno può organizzare le sottocartella come vuole.
Uno schema di organizzazione molto semplice, coerente al flusso documentale che abbiamo ipotizzato prima, potrebbe essere il seguente:
Può essere utile anche avere una cartella A Magistrati e Da Magistrati per caricare file troppo grandi per essere spediti con la PEO.
Se si lavora su documenti modificabili, come Word o Excel, l’accortezza deve essere quella di lavorare sul documento con la App on line oppure quella di avvisare che si sta lavorando su un documento in locale e di non aprirlo fino a che non si è finito il lavoro e lo si è ricaricato nella cartella, in modo da evitare conflitti (in questo caso 1D salverà due copie).
Tutti i documenti, infatti, si possono scaricare sul proprio pc oppure si possono lavorare on line, che è l’apertura di default del file.
Preparazione dei fascicoli e trasmissione di richieste
La Procura di Catania consente al personale amministrativo in lavoro agile di lavorare sui procedimenti per i quali sia già stato emesso avviso ex art. 415 bis c.p.p. e per i quali pertanto, sia già stato formato il fascicolo informatico ovvero per i procedimenti ancora in fase di indagine di cui il magistrato di autorizzi la trattazione in lavoro agile, in quanto non vi esigenze ostative legate al segreto delle indagini.
È sufficiente caricare su di un supporto esterno i relativi file (eventualmente sempre 1D), perché l’assistente possa effettuare da casa tutti gli adempimenti relativi all’ulteriore gestione del fascicolo ( ad es. compilazioni di avvisi di deposito, liquidazioni, adempimenti conseguenti alle istanze e alle memorie dei difensori, preparazione delle bozze delle richieste di rinvio a giudizio, dei decreti di citazione, delle liste testi e dei decreti citazione testi, avvisi ex art. 408 c.p.p. qualora si intenda richiedere l’archiviazione a seguito delle osservazioni presentate dai difensori dell’indagato o dell’attività istruttoria da loro richiesta, indicizzazione del fascicolo, predisposizione del foglio notizie comprensivo delle indicazione delle spese di giustizia, età).
Come detto la Procura di Napoli e quella di Milano, d’intesa con i rispettivi Tribunali, procedono alla trasmissione di numerose richieste, persino delle richieste di misura cautelare (così Napoli), a mezzo PEO istituzionale.
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