Brevi riflessioni sullo stato del processo penale telematico: prassi e sperimentazioni presso il Tribunale di Roma. Back office e front office: Re.ge. e SICP. Il PPT: sperimentazione per un processo tecnologicamente avanzato.

procedura penale

di Anna Pazienza

Con l’avvento della tecnologia anche il processo penale sta cambiando.

Punto di partenza è senz’altro l’informatizzazione del back office della cancelleria, cioè l’informatizzazione dei registri ad uso interno dell’ufficio. Seppure con difficoltà, stiamo ormai abbandonando i registri cartacei, e l’informatica sta diventando parte integrante degli archivi di cancelleria.

Inizialmente con il RE.GE., registro all’interno del quale sono state inserite le informazioni contenute originariamente nei registri generali cartacei. Il RE.GE. infatti nacque come trasposizione su formato digitale, del registro cartaceo, e fu conformato in base alla struttura di quest’ultimo. Inserendo informazioni fortemente strutturate, considerata anche la tipicità e l’obbligatorietà delle diverse voci presenti nei registri tradizionali, è stato relativamente agevole far confluire tali informazioni nei vari campi del data base di tale registro.

Un successivo passo avanti, nell’agosto del 2015, è stata la sostituzione del RE.GE. con il SICP (Sistema Informativo Della Cognizione Penale).

Si tratta di un registro molto più complesso, formato da vari moduli      che corrispondono ad altrettante funzioni: RE.GE. WEB

(che è il registro propriamente detto); SIRIS (con funzioni per l’inserimento dei dati o la loro correzione); CONSOLLE (un applicativo creato per gestire e controllare il ruolo di ogni singolo magistrato, assimilabile ad una sorta di “agenda/scadenziario- magistrato”, con la possibilità di estrarre statistiche, stampare il ruolo di udienza, verificare le scadenze dei termini per il deposito degli atti o delle misure cautelari); GIADA (applicativo per la gestione delle udienze di prima comparizione monocratiche e collegiali); la BANCA DATI MISURE CAUTELARI (art. 97 disp.att. c.p.p.) ancora non pienamente attuata per il mancato inserimento uniforme a livello locale e nazionale dei dati relativi alle misure cautelari; il PORTALE WEB trascrizioni (anch’esso ancora non attuato); il MODULO AGI (per l’assistenza giudiziaria internazionale) e ATTI & DOCUMENTI 2.0 (un modulo del SICP che richiama le funzioni del vecchio REGEWORD, e che consentirà di redigere atti in maniera dinamica attingendo i dati strutturati del fascicolo processuale, tra quelli presenti nel database distrettuale del sistema SICP).

Ma qual è il vero passo avanti tecnologico per noi gestori del processo penale?

L’adozione del SICP ha cambiato anche il nostro modo di lavorare?

Attualmente noi magistrati abbiamo la possibilità di utilizzare dati strutturati, già inseriti al SICP, per la redazione dei provvedimenti: ad esempio la richiesta di rinvio a giudizio potrà essere utilizzata dal GIP per la redazione del decreto che dispone il giudizio, ed il giudice del dibattimento si potrà avvalere del DDG al momento della redazione della sentenza.

Ma l’adozione del registro informatico non ha comportato la contemporanea informatizzazione anche del front office in quanto il SICP non contiene, almeno fino ad oggi, i documenti acquisiti nel corso delle varie fasi del procedimento, bensì solo le informazioni relative agli eventi del procedimento. Attraverso il SICP sono reso edotto circa l’esistenza di un procedimento e lo stato del medesimo: ma non posso leggere a video gli atti del processo.

Prossimo obiettivo sarà dunque, come per il processo civile, la dematerializzazione del fascicolo penale cartaceo, attraverso un flusso di lavoro automatizzato che consenta di acquisire gli atti processuali con la scansione e l’inserimento di essi all’interno di un fascicolo informatico, che possa essere consultabile dal magistrato e dai difensori, utilizzabile per il rilascio di copie, oltre che per effettuare le notifiche (a partire da dicembre 2014 a mezzo della PEC su piattaforma telematica anche per il processo penale).

Ed infatti notevoli sono ancora le differenze tecnologiche tra processo penale e processo civile.

Nel processo civile (PCT) gli atti sono documenti informatici nativi digitali, firmati digitalmente a seguito di specifica previsione normativa. È comunque possibile inserire nel fascicolo anche copie informatiche per immagine di documenti analogici (esempio gli allegati ad una memoria difensiva). I documenti vengono depositati e smistati informaticamente, inviandoli anche da fuori, dall’esterno della rete giustizia.

Il Giudice non ha più bisogno di depositare il proprio provvedimento in cancelleria, ma con la spedizione informatica del provvedimento sottoscritto con la firma digitale, il suo lavoro è acquisito agli atti a tutti gli effetti di legge.

Nel processo penale invece la legge ancora non prevede né documenti nativi digitali né la possibilità per il giudice di firmare elettronicamente i propri provvedimenti e formare un fascicolo digitale. In sostanza nel processo penale la regola è ancora costituita dal fascicolo cartaceo e, con esclusione delle notifiche a mezzo PEC, nessuna innovazione tecnologica è ammessa in alternativa al fascicolo tradizionale.

Dunque l’unico elemento di novità è costituito dall’art. 16 del D.L. 185/09, che ha imposto agli avvocati e agli altri professionisti iscritti agli albi, di munirsi di un indirizzo di posta elettronica certificata per ricevere le notificazioni e le comunicazioni per via telematica, senza che, tuttavia, essi non possano rispondere alla PEC per via telematica.

Quanto alla lettura ed inserimento di atti e documenti, l’applicativo TIAP adottato per tale scopo, appare allo stato decisamente limitato: detto applicativo consente di inserire la copia per immagine di documenti cartacei -che non sostituiscono i documenti originali cartacei- formando così un fascicolo digitale, ma viene usato assai raramente. Solamente da alcuni anni le cancellerie – e non tutte- dei giudici dibattimentali, passano allo scanner le sentenze di primo grado inserendole al TIAP.

Il Tribunale di Roma tuttavia ha cercato di ampliare l’uso della tecnologia.

Innanzi tutto è stato stipulato un protocollo organizzativo con i rappresentanti degli organismi forensi, per regolamentare il deposito a mezzo della PEC di alcune tipologie di atti (ad esempio istanze di permesso, istanze di rinvio, istanze di liquidazione e non invece liste testi, richieste di revoca misure, appelli) e, per converso, consentire il deposito degli atti in cancelleria in tutti questi casi in cui la notifica a mezzo PEC non dovesse andare a buon fine (ad esempio in caso di mancata istituzione dell’indirizzo PEC da parte del professionista e di mancata consegna per cause imputabili al destinatario per casella piena, mancato funzionamento del sistema informatico del destinatario per cause a lui imputabili etc.), con avviso alle parti.

Inoltre a livello sperimentale (da parte solo di alcuni collegi giudicanti) è stata introdotta la gestione c.d. a doppio binario del fascicolo processuale dibattimentale penale, cartaceo e digitale.

L’idea di affiancare al fascicolo cartaceo quello digitale, è sorta quando ci si è dovuti misurare con la gestione di processi imponenti, per numero di parti processuali coinvolte e quantità di documenti da consultare.

Il processo Bancarotta Cirio per primo, ma soprattutto i successivi processi che hanno riguardato la Compagnia Aerea Alitalia (bancarotta e aggiotaggio Alitalia), sono stati quelli in cui si è fatta più cogente la necessità di gestire in maniera funzionale migliaia di “carte”: basti pensare che nei procedimenti Alitalia, oltre alle parti processuali penali, occorreva gestire oltre 1000 parti civili, ciascuna portatrice di documentazione a sostegno della pretesa risarcitoria. Ancora ricordo la presenza in aula di decine di difensori, ciascuno con vari “facchini” al seguito per il deposito di scatoloni e scatoloni contenenti la documentazione di interesse! Correva l’anno 2011.

Dunque la prima esigenza che dette spunto alla informatizzazione e digitalizzazione degli atti, fu proprio quella di riordinare, catalogare e conservare la documentazione prodotta dalle parti.

Nel momento in cui si operò la scelta di acquisire, anche in formato digitale, la documentazione (che quindi le parti avrebbero dovuto produrre sia in formato cartaceo che in formato digitale su CD-DVD), fu evidente che sarebbe stato possibile perseguire obiettivi a vantaggio sia delle parti processuali (dell’utenza) sia a vantaggio della cancelleria e dei magistrati.

-PER LE PARTI PROCESSUALI la creazione del fascicolo digitale ha comportato: velocità nel rilascio delle copie, con la possibilità di consultare a video tutto il fascicolo senza fretta, seduti presso l’Ufficio Copie, in una delle postazioni allo scopo predisposte (attualmente sono una decina), con risparmio di spesa e di tempo (e di peso): il fascicolo si trova immediatamente, basta fare la ricerca con il numero, e la difesa può sempre scegliere cosa duplicare a pagamento, dopo aver visionato integralmente il fascicolo (e senza più la necessità, per la fretta, di dover fare la copia di tutto) ed ottenere copia digitale di quanto richiesto;

-PER LA CANCELLERIA: la creazione del fascicolo digitale ha comportato la diminuzione della presenza negli uffici dei difensori che chiedono di visionare i fascicoli; l’eliminazione della c.d. transumanza dei fascicoli che, tra una udienza e l’altra, vengono più volte inviati all’ufficio copie per le duplicazioni; la tenuta ordinata dei fascicoli con catalogazione e formazione di indici già in vista dell’appello; il controllo dei fascicoli a video e maggiore sicurezza nella custodia della documentazione.

-PER I GIUDICI: la creazione del fascicolo digitale ha comportato la possibilità di racchiudere tutti gli atti processuali in una pennetta e poterli portare a casa per lo studio (senza faticosi carichi e scarichi), e l’utilizzo dell’applicativo TIAP -solo da rete giustizia- per la consultazione del fascicolo, anche utilizzando i comandi TIAP che analizzano l’interno dei documenti, e consentono di trovare con maggiore rapidità ciò che serve, compresa la funzione COPIA/INCOLLA per la redazione dei provvedimenti.

Dopo i procedimenti Alitalia, sempre su iniziativa del singolo collegio giudicante, la sperimentazione sta proseguendo per processi collegiali di più ridotte dimensioni (soprattutto quelli per reati economici, tributari, finanziari e contro la pubblica amministrazione, procedimenti tutti caratterizzati da una grossa mole di documentazione cartacea e per i quali la prova principe è, per l’appunto, documentale).

Anche il processo tenutosi nell’aula bunker di Rebibbia, c.d. di Mafia Capitale, ha beneficiato della duplicazione su formato digitale degli atti del procedimento, per consentire alle parti di avere in tempi brevissimi la duplicazione degli atti processuali ed evitare di spostare fisicamente dalla cancelleria, per farne copia, decine di faldoni .

Alla sperimentazione sul fascicolo digitale, è stata affiancata la formazione digitale del verbale d’udienza da parte del cancelliere.

Si tratta di un esperimento che riguarda una sola sezione penale ed è limitata ai processi collegiali. Dopo aver dotato l’aula di udienza di computer e stampante, il cancelliere di udienza ha cominciato a compilare il verbale direttamente al computer, stampandolo a fine udienza e portandolo al Presidente per la sottoscrizione (poiché, come detto, nel processo penale ancora non è prevista la possibilità di sottoscrivere i provvedimenti in via digitale).

A breve ci auguriamo di poter estendere tale prassi a tutte le sezioni dibattimentali.

Si rammenti però, che lo sforzo di gestire,  anche telematicamente, un processo penale, non può prescindere per un verso da un ruolo di direzione impresso dal magistrato-che così come gestisce e organizza il fascicolo cartaceo, dovrà occuparsi di quello digitale-e per altro verso da un salto qualitativo da fare tutti insieme, personale amministrativo, magistrati e Foro, in quanto si dovrà imparare a gestire le nuove tecnologie tradotte in forma di “documento”, impedendo che l’atto processuale digitale si deteriori e/o venga manipolato, in linea con le disposizioni in tema di normativa processuale in materia di prove e di indagini.

Sappiamo infatti quali sono state le modifiche apportate dalla Legge 18 febbraio 2008  n.48 (ratifica della Convenzione del Consiglio d’Europa sulla criminalità informatica firmata a Budapest il 23 novembre 2001) in tema di prova. Ad esempio in tema di ispezioni, all’art. 274 II comma CPP sono state aggiunte le parole:” anche in relazione a sistemi informatici, telematici, adottando misure tecniche dirette ad assicurare la conservazione dei dati originali e a impedirne l’alterazione”;  e così via, con le modifiche introdotte attraverso il comma I bis dell’articolo 247, all’articolo 254 comma I CPP, la creazione dell’articolo 254 bis CPP intitolato “sequestro di dati informatici presso fornitori di servizi informatici, telematici o di telecomunicazioni”, le modifiche agli articoli 256,259,260, 352-354 CPP.

In attesa che il legislatore consenta anche al processo penale quel salto di qualità tecnologico già in atto per il processo civile, sarà compito del giudice penale sfruttare la tecnologia per le proprie necessità e quelle dell’utenza, salvaguardando il documento digitale sia nella fase della acquisizione che nella fase di analisi del documento stesso, predisponendo adeguate misure affinché esso non venga manipolato e non si deteriori.

Attraverso infatti l’utilizzo del sistema TIAP negli altri gradi del giudizio, sarà possibile poi fare beneficiare del patrimonio “digitale” i magistrati del secondo grado e la stessa Cassazione (quando il TIAP sarà esteso anche ai giudici di legittimità).

A questo proposito presso il Tribunale di Roma si è stabilito attraverso circolare del Presidente, che i documenti acquisiti su formato digitale vengano sempre allegati agli atti attraverso CD Rom non ritrascrivibile o cancellabile.

Un piccolo passo virtuoso verso l’uso di una tecnologia amica.

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