CSM 15.5.2019: Linee guida per l’Ufficio del processo

Linee guida per l’Ufficio del Processo ex art. 50 D.L. 24 giugno 2014, n. 90, convertito, con modificazioni, dalla L. 11 agosto 2014, n. 114 – MODALITA’ OPERATIVE.

«1) Ricognizione normativa e definizione dell’istituto.

La presente delibera concretizza le linee guida per la costituzione dell’ufficio per il processo.

Si rammenta in proposito che per i Tribunali di primo grado l’istituzione dell’ufficio per il processo è obbligatoria e va realizzata entro il 30 giugno 2019; per gli altri uffici giudicanti essa è facoltativa (cfr. artt. 10 e 10 bis della Circolare sulle tabelle).

Le principali fonti normative relative all’ufficio per il processo sono le seguenti:

– art. 16 octies del decreto legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito con modificazioni dalla L. 17 dicembre 2012, n. 221, così come modificato dall’art. 50 del decreto legge 24 giugno 2014, n. 90, convertito con modificazioni dalla L. 11 agosto 2014, n. 114;

– decreto Legislativo 13 luglio 2017, n. 116;

– artt. 10 e 10 bis della Circolare sulla formazione delle tabelle di organizzazione degli uffici giudicanti per il triennio 2017-2019;

– risoluzione su “L’ufficio per il processo oggi: esito del monitoraggio del CSM sulla istituzione e sul funzionamento dell’Ufficio per il processo negli uffici giudiziari: ruolo della magistratura onoraria e diritto transitorio”, approvata dal plenum nella seduta del 18 giugno 2018;

– risposta a quesito nella pratica 530/VV/2017, approvata dal plenum nella seduta del 6 dicembre 2017 (prot. n. 21794/2017);

– delibere di approvazione di variazione tabellare nei procedimenti consiliari nn. 285/2019 e 389/2019, approvate dal plenum nella seduta del 13 marzo 2019 (prot. delibere, rispettivamente nn. 538/2019 e 539/2019).

L’ufficio per il processo è previsto dalla legge come una struttura organizzativa finalizzata a “garantire la ragionevole durata del processo, attraverso l’innovazione dei modelli organizzativi ed assicurando un più efficiente impiego delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione” (art. 16 octies del decreto legge n. 179/2012, così come modificato dal decreto legge n. 90/2014).

Si tratta di una struttura tecnica in grado di affiancare il giudice nei suoi compiti e nelle sue attività, istituendo uno staff al servizio del magistrato e/o dell’ufficio. Tale struttura può essere assegnata a supporto di uno o più magistrati professionali (ad es. per il supporto all’istruttoria orale, per l’abbattimento dell’arretrato ultraquinquennale), ma anche a servizio di un settore (ad es. per il settore lavoro) o di tutto l’ufficio (ad es. per la massimazione delle sentenze).

È, però, comunque importante che essa sia posta a servizio di uno o più obiettivi, specificamente individuati. Nella concreta individuazione degli obiettivi perseguiti il Dirigente potrà richiamare, per quanto di rilievo, il contenuto del DOG o il piano di gestione ex art. 37 D.L. 98/2011.

Compongono l’ufficio per il processo i giudici professionali, i giudici onorari, i tirocinanti ex art. 73 del decreto legge n. 69/2013 (convertito con modifiche dalla legge n. 98/2013), i tirocinanti ex art. 37, comma 4, del decreto legge n. 98/2011 (convertito con modifiche dalla legge n. 111/2011) e il personale amministrativo.

2) Le competenze dei giudici onorari di pace all’interno dell’ufficio per il processo.

All’interno dell’ufficio per il processo i giudici onorari svolgono i compiti identificati dall’art. 10, comma 10, del d.lgs. n. 116/2017[1], tra i quali deve ritenersi qualificante la redazione di minute di provvedimenti; per il giudizio civile e del lavoro, possono poi svolgere i compiti di natura istruttoria e definitoria, nei limiti indicati dai commi 11[2] e 12[3] dello stesso art. 10.

Nel periodo transitorio, operante fino al 15 agosto 2021, i soli giudici onorari nominati prima del 15 agosto 2017, anche se collocati nell’ufficio per il processo, possono essere altresì assegnatari di singoli procedimenti ed anche di un intero ruolo, con l’eccezione delle materie di cui all’art. 11, comma 6 del d.lgs. n. 116/2017[4]. Inoltre, sempre nel periodo transitorio, possono comporre i collegi, salvo che nelle materie indicate dall’art. 12 del medesimo d.lgs. 116/2017 e sempre che non ricorrano le eccezioni di cui ai commi 6 e 7 dell’art. 30[5]. Come chiarito in proposito dalla citata delibera del 6.12.2017 (risposta al quesito nella pratica n. 530/VV/2017), tra le sezioni specializzate, per le quali opera il divieto di inserimento dei giudici onorari nei collegi, non rientra la materia della famiglia, che non può considerarsi materia specializzata in senso tecnico; per la stessa materia della famiglia, tuttavia, i giudici onorari possono comporre unicamente i collegi, senza poter essere relatori o estensori dei relativi procedimenti, in quanto non possono esserne assegnatari (in proposito si vedano le citate delibere rese nei procedimenti consiliari nn. 285/2019 e 285/2019). Tale ultima regola vale non solo per la materia della famiglia ma per tutte le materie (specializzate e non) indicate dall’art. 11, comma 6 del d.lgs. n. 116/2017: per tali materie, ove non ricorra il divieto di destinazione nei collegi di cui al successivo art. 12, i giudici onorari possono sì comporre il collegio ma non divenire relatori o estensori dei provvedimenti.

Nel settore penale l’ufficio per il processo può essere costituito anche presso l’ufficio gip/gup. Tuttavia, per i giudici onorari nominati prima del 15 agosto 2017, vi è un problema di natura retributiva perché gli stessi, fino al 15 agosto 2021, continuano ad essere pagati ad udienza sicché, non potendo tenere udienze nell’ufficio gip/gup, dovrà essere loro contestualmente affidato anche un ruolo di natura monocratica, civile o dibattimentale penale. 

3) I tirocinanti e il personale amministrativo.

I tirocinanti coadiuvano uno o più i giudici professionali e, sotto la direzione e il coordinamento degli stessi, compiono tutti gli atti preparatori utili per l’esercizio della funzione giurisdizionale da parte del giudice professionale, provvedendo, in particolare, allo studio dei fascicoli, all’approfondimento giurisprudenziale e dottrinale ed alla predisposizione delle minute dei provvedimenti. Possono, altresì, svolgere compiti di natura più propriamente amministrativa, come la verbalizzazione nelle udienze, il monitoraggio dei fascicoli più datati o la verifica delle comunicazioni e delle notifiche[6].

Il personale amministrativo può svolgere i compiti di natura amministrativa individuati dal dirigente amministrativo, che deve agire in sintonia con il capo dell’ufficio.

Nelle Corti d’appello i giudici ausiliari svolgono compiti definitori e possono altresì integrare i collegi anche nei procedimenti in cui non sono relatori.

4) Attività formativa e aspetti logistici.

Sul piano formativo, la norma di riferimento per i magistrati onorari è l’art. 22 del d.lgs. 116/2017, che prevede i doveri formativi e ne specifica le modalità attuative. Eguale norma non vi è per i tirocinanti, sicché è opportuno che ogni ufficio rediga in relazione agli stessi un apposito piano formativo.

I magistrati professionali hanno un permanente dovere formativo nei riguardi dei partecipanti all’ufficio per il processo e devono curare che essi siano messi in grado di rendere un contributo professionale utile per realizzare gli obiettivi fissati.

Quanto ai giudici onorari, una buona prassi è quella di affidarli, per il tirocinio, agli stessi giudici professionali ai quali saranno poi assegnati all’interno dell’ufficio per il processo in caso di èsito positivo del tirocinio: in questo modo si responsabilizza, nel corso del tirocinio, sia il magistrato professionale che il magistrato onorario e si realizza un migliore e progressivo inserimento nell’ufficio per il processo.

Ai sensi dell’art. 22 del d.lgs. 116/2017 i giudici onorari di pace partecipano alle riunioni trimestrali organizzate dal presidente del tribunale o, su delega di quest’ultimo, da un presidente di sezione o da un giudice professionale, per l’esame delle questioni giuridiche più rilevanti di cui abbiano curato la trattazione, per la discussione delle soluzioni adottate e per favorire lo scambio di esperienze giurisprudenziali e di prassi innovative; alle predette riunioni partecipano anche i giudici professionali che si occupano delle materie di volta in volta esaminate.

Sul piano logistico, occorre fornire a tutti i partecipanti all’ufficio per il processo una postazione di lavoro, l’accesso libero ad Italgiure nonché l’accesso alla consolle, con la funzione assistente (per i tirocinanti) o assistente e magistrato (per i giudici onorari).

5) Linee guida operative per la costituzione dell’ufficio per il processo.

5.1) L’esame dei decreti istitutivi degli uffici per il processo che sinora sono stati sottoposti al vaglio del Consiglio ha evidenziato che, in sede di prima applicazione, presso alcuni uffici sotto la denominazione di “ufficio per il processo” sono stati collocati tutti gli operatori addetti ad ogni settore dell’ufficio giudiziario.

Così, ad esempio, in Tribunali con due sezioni, una penale e una civile, sono stati costituiti due diversi uffici per il processo, sostanzialmente sovrapponibili alle due sezioni; parimenti, in ogni sezione/ufficio per il processo sono stati inseriti tutti i giudici, i tirocinanti, i cancellieri ed i giudici onorari ad essa appartenenti.

Invero, la struttura dell’ufficio per il processo deve essere funzionale a realizzare, in tutto o in parte, gli obiettivi specifici delle norme citate e, per tali ragioni, non tutti i giudici e non tutto il personale amministrativo devono esservi necessariamente destinati. Appare, viceversa, preferibile che l’ufficio per il processo non ricalchi in maniera pedissequa la struttura delle sezioni o dei settori del Tribunale.

Occorre, quindi, anzitutto procedere ad una verifica dei vari settori e ruoli dell’ufficio onde accertare quali maggiormente richiedano l’istituzione della descritta struttura, ovvero necessitino di un intervento di supporto ai giudici professionali sì da “garantire la ragionevole durata del processo, attraverso l’innovazione dei modelli organizzativi ed assicurando un più efficiente impiego delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione” (art. 16 octies del decreto legge n. 179/2012, così come modificato dalla decreto legge n. 90/2014).

5.2) Per tale ragione, nel progetto tabellare ovvero nella variazione tabellare istitutiva dell’ufficio del processo occorre:

a)      stabilire in concreto l’obiettivo/gli obiettivi da raggiungere;

b)      individuare il/i settore/i o il/i ruolo/i dell’ufficio in cui sia necessario raggiungere l’obiettivo/gli obiettivi indicato/i. In proposito è bene chiarire che l’istituzione dell’ufficio per il processo può riguardare anche soltanto alcuni settori o sezioni. Tuttavia, i giudici onorari nominati dopo l’entrata in vigore del d.lgs. n. 116/2017 non potranno operare nei settori e nelle sezioni in cui l’ufficio per il processo non sia stato costituito, così come disposto dall’art. 9, comma 4, del medesimo d.lgs.;

c)      individuare le risorse sia come categorie di operatori da destinare (giudici professionali, giudici onorari, tirocinanti, personale di cancelleria) che come unità da assegnare per ciascuna categoria, con l’indicazione nominativa di ciascuno di essi, ad eccezione dei tirocinanti e del personale amministrativo[7], per i quali tale indicazione non è necessaria sicché un mutamento della relativa composizione non richiede il ricorso ad una variazione tabellare;

d)     quanto ai giudici onorari, il Dirigente avrà cura di specificare se gli stessi sono stati nominati prima o dopo l’entrata in vigore del decreto legislativo del 2017. E ciò al fine di consentire la verifica del rispetto dei limiti prescritti dal d.lgs. 116/2017, che distingue le attività che i giudici onorari possono svolgere anche in base al momento della loro nomina;

e)      eventualmente indicare il coordinatore, nominato tra i magistrati togati;

f)       specificare le attività cui ciascuna unità concretamente è destinata a svolgere.

La redazione di minute di provvedimenti deve ritenersi attività particolarmente qualificante per l’impiego dei tirocinanti e soprattutto dei giudici onorari all’interno dell’ufficio per il processo, specie per il settore penale nel quale il legislatore (ad eccezione del periodo transitorio, che terminerà il 15 agosto 2021 e riguarda i giudici onorari nominati prima del 15 agosto 2017) non ha previsto la possibilità di delegare ai giudici onorari attività istruttorie o provvedimenti di carattere definitorio;

g) indicare le attività formative previste per giudici onorari e tirocinanti.

5.3) Si precisa che in ogni variazione tabellare che interessi l’utilizzo dei giudici onorari è necessario che il dirigente specifichi in quali settori e/o sezioni è costituito l’ufficio per il processo e specifichi altresì se i giudici onorari cui la variazione si riferisce sono o meno inseriti in esso.

Tutto ciò premesso e considerato,

delibera

di approvare le presenti linee guida e di trasmetterle ai dirigenti degli uffici giudiziari e al Ministro della Giustizia. ».

[1] Il comma 10 dell’art. 10 cit. stabilisce: “Il giudice onorario di pace coadiuva il giudice professionale a supporto del quale la struttura organizzativa è assegnata e, sotto la direzione e il coordinamento del giudice professionale, compie, anche per i procedimenti nei quali il tribunale giudica in composizione collegiale, tutti gli atti preparatori utili per l’esercizio della funzione giurisdizionale da parte del giudice professionale, provvedendo, in particolare, allo studio dei fascicoli, all’approfondimento giurisprudenziale e dottrinale ed alla predisposizione delle minute dei provvedimenti. Il giudice onorario puo’ assistere alla camera di consiglio”.

[2] Il comma 11 dell’art. 10 cit. prevede: “Il giudice professionale, con riferimento a ciascun procedimento civile e al fine di assicurarne la ragionevole durata, può delegare al giudice onorario di pace, inserito nell’ufficio per il processo, compiti e attività, anche relativi a procedimenti nei quali il tribunale giudica in composizione collegiale, purché non di particolare complessità, ivi compresa l’assunzione dei testimoni, affidandogli con preferenza il compimento dei tentativi di conciliazione, i procedimenti speciali previsti dagli articoli 186-bis e 423, primo comma, del codice di procedura civile, nonché i provvedimenti di liquidazione dei compensi degli ausiliari e i provvedimenti che risolvono questioni semplici e ripetitive”.

[3] Il comma 12 dell’art. 10 così stabilisce: “Al giudice onorario di pace non può essere delegata la pronuncia di provvedimenti definitori, fatta eccezione:

a) per i provvedimenti che definiscono procedimenti di volontaria giurisdizione, in materie diverse dalla famiglia, inclusi gli affari di competenza del giudice tutelare;

b) per i provvedimenti che definiscono procedimenti in materia di previdenza e assistenza obbligatoria;

c) per i provvedimenti che definiscono procedimenti di impugnazione o di opposizione avverso provvedimenti amministrativi;

d) per i provvedimenti che definiscono cause relative a beni mobili di valore non superiore ad euro 50.000, nonché relative al pagamento a qualsiasi titolo di somme di denaro non eccedenti il medesimo valore;

e) per i provvedimenti che definiscono cause di risarcimento del danno prodotto dalla circolazione dei veicoli e dei natanti, purché il valore della controversia non superi euro 100.000;

f) per i provvedimenti di assegnazione di crediti che definiscono procedimenti di espropriazione presso terzi, purché il valore del credito pignorato non superi euro 50.000”.

[4] Il comma 6 dell’art. 11 cit. prevede:

Non possono essere assegnati, a norma del comma 1, ai giudici onorari di pace:

a) per il settore civile:

1) i procedimenti cautelari e possessori, fatta eccezione per le domande proposte nel corso della causa di merito e del giudizio petitorio nonché dei procedimenti di competenza del giudice dell’esecuzione nei casi previsti dal secondo comma dell’articolo 615 del codice di procedura civile e dal secondo comma dell’articolo 617 del medesimo codice nei limiti della fase cautelare;

2) i procedimenti di impugnazione avverso i provvedimenti del giudice di pace;

3) i procedimenti in materia di rapporti di lavoro e di previdenza ed assistenza obbligatorie;

4) i procedimenti in materia societaria e fallimentare;

5) i procedimenti in materia di famiglia;

b) per il settore penale:

1) i procedimenti diversi da quelli previsti dall’articolo 550 del codice di procedura penale;

2) le funzioni di giudice per le indagini preliminari e di giudice dell’udienza preliminare;

3) i giudizi di appello avverso i provvedimenti emessi dal giudice di pace;

4) i procedimenti di cui all’articolo 558 del codice di procedura penale e il conseguente giudizio”.

[5] I commi 6 e 7 dell’art. 30 così stabiliscono:

6. Per i procedimenti relativi ai reati indicati nell’articolo 407, comma 2, lettera a), del codice di procedura penale, iscritti alla data di entrata in vigore del presente decreto, i divieti di destinazione dei giudici onorari di pace di cui al comma 5 nei collegi non si applicano se, alla medesima data, sia stata esercitata l’azione penale.

7. Per i procedimenti di riesame di cui all’articolo 324 del codice di procedura penale il divieto di destinazione dei giudici onorari di pace di cui al comma 5 nei collegi non si applica se la notizia di reato e’ stata acquisita dall’ufficio di procura prima dell’entrata in vigore del presente decreto”.

[6] Si richiama in proposito la Risoluzione sui tirocini formativi presso gli uffici giudiziari, approvata dal plenum in data 29 aprile 2014; risoluzione in corso di integrazione e modifica.

[7] Si veda in proposito il paragrafo 6 della Risoluzione sull’ufficio per il processo.

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