di Antonella Stilo in collaborazione con il Centro Studi “Nino Abbate” di Unità per la Costituzione
Sommario: §1. LINEE GUIDA DEL CONSIGLIO SUPERIORE DELLA MAGISTRATURA – §2. PROTOCOLLI PER L’UDIENZA CIVILE TRAMITE TRATTAZIONE SCRITTA E PER L’UDIENZA IN VIDEOCONFERENZA.
§1. LINEE GUIDA DEL CONSIGLIO SUPERIORE DELLA MAGISTRATURA
Nella seduta plenaria del 26 marzo 2020 il Consiglio Superiore della Magistratura ha approvato le nuove Linee guida dirette agli Uffici Giudiziari in ordine all’emergenza COVID 19, nonché i protocolli alle stesse allegati.
Le linee guida riguardano la gestione sia della prima delle due fasi previste dall’art. 83 D.L. n. 18 del 2020 (che, salvo proroghe, terminerà il 15 aprile 2020), sia della seconda fase (dal 16 aprile al 30 giugno 2020), in merito alla quale, peraltro, dovrebbe essere adottata una successiva delibera contenente ulteriori specifiche indicazioni, onde tener conto della continua evoluzione dell’emergenza sanitaria e della conseguente produzione normativa.
Le misure organizzative previste, al pari dei recenti interventi normativi in materia di giustizia, rispondono ad una duplice esigenza: da un lato, ridurre al minimo le forme di contatto personale che favoriscono il propagarsi dell’epidemia e, dall’altro, contenere gli effetti negativi sull’attività giudiziaria (cfr. relazione illustrativa al D.L. n. 18/2020).
Limitando in questa sede l’esame al settore civile, è da rilevare che vengono offerte ai dirigenti degli uffici, chiamati alla “adozione di linee guida vincolanti per la fissazione e la trattazione delle udienze” ex art. 83, comma 7 lett. d) D.L. n. 18/2020 al fine di “assicurare le finalità di cui al comma 6”della norma predetta, molteplici indicazioni.
In particolare, viene segnalata ai capi degli uffici giudiziari l’opportunità di sollecitare i magistrati in servizio a:
a) disporre i rinvii delle udienze civili con provvedimenti telematici e non cartacei;
b) valutare l’opportunità di rinviare le udienze a date successive al 30 giugno 2020 (salvo comprovate ragioni di urgenza), onde evitare ulteriori rinvii nel medesimo procedimento con aggravio di lavoro anche per i ridotti presidi di cancelleria;
c) emettere la “dichiarazione di urgenza”, in relazione ai procedimenti civili “la cui ritardata trattazione può produrre grave pregiudizio alle parti”, ex art. 83, comma 3, lett. a), D.L. n. 18 del 2020, tenendo conto della necessità di contemperare l’interesse delle parti, in relazione al pregiudizio specificamente rappresentato, e quello della salvaguardia del bene primario della salute pubblica;
d) valutare, anche per i procedimenti indicati nell’art. 83, comma 3, lett. a), il rinvio dell’udienza ove, in presenza di diritti disponibili, siano le parti medesime a richiederlo;
e) incentivare il deposito in via telematica delle istanze che le parti intendano formulare, ed, altresì, la trattazione in via telematica delle stesse da parte dei magistrati.
I dirigenti degli uffici giudiziari sono altresì invitati a promuovere:
a) per le udienze civili che non possono essere differiteai sensi dell’art. 83, comma 3, del D.L. n. 18/2020 e che non richiedono la presenza di soggetti diversi dai difensori e dalle parti, lo svolgimento mediante collegamenti da remoto, ai sensi del comma 7, lett. f) dell’art. 83 cit., tramite gli applicativi messi a diposizione dalla DGSIA;
b) per le udienze civili che non possono essere differite, che non richiedono la presenza di soggetti diversi dai difensori delle parti e che si concludono con provvedimenti da adottarsi fuori udienza, lo svolgimento con le modalità di cui al comma 7, lett. h) dell’art. 83 cit. (udienze a c.d. trattazione scritta);
c) la stipula di protocolli con i Consigli dell’ordine degli avvocati locali, sì da individuare modalità condivise di partecipazione da remoto di tutti i soggetti del processo ovvero modalità condivise della gestione dell’udienza a cd. trattazione scritta;
e) lo svolgimento da remoto anche delle camere di consiglio, mediante l’utilizzazione degli applicativi messi a disposizione dalla DGSIA (per esempio l’applicativo ‘Microsoft Teams’), ferma la necessità di garantire la segretezza della camera di consiglio e di evitare la visibilità della stessa da parte di terzi.
Le linee guida, dunque, sembrano privilegiare, quanto alle modalità di trattazione delle udienze civili da non differire e che si concludono con provvedimenti da adottare in udienza, lo svolgimento mediante collegamento da remoto anziché mediante trattazione scritta.
Dovrebbero, quindi, essere trattate in videoconferenza le udienze dei procedimenti soggetti al rito del lavoro o a riti assimilati, nonché le udienze fissate per la discussione orale ex art. 281 sexies c.p.c..
E’ verosimile, tuttavia, che in concreto anche per tali tipologie di udienze la modalità principale sarà quella di cui alla lett. h), essendo possibile procedere a discussione scritta in luogo di quella orale, previa assegnazione alle parti di termini a ritroso per il deposito di note, contenenti anche le conclusioni; in tal caso, peraltro, è bene che i difensori rinuncino espressamente alla lettura in udienza di motivazione e dispositivo (che saranno depositati dal giudice telematicamente il giorno stesso dell’udienza cartolare) e che sia data agli stessi difensori la facoltà di formulare (entro un apposito termine) un’istanza motivata di discussione orale vera e propria, con la precisazione che in tal caso verrà fissata un’altra udienza in videoconferenza secondo le apposite modalità, salvo che le ragioni addotte non siano tali da rendere necessaria l’adozione delle modalità tradizionali di discussione orale, nel quale caso sarà opportuno rinviare a data successiva al 30 giugno p.v..
A ciò deve aggiungersi che l’udienza “cartolare”, seppure pone dei problemi in ordine all’effettività del contraddittorio, tuttavia rispetto all’udienza in videoconferenza presenta il vantaggio di richiedere l’impiego di strumenti informatici già noti anche all’avvocatura e di consentire la trattazione di un maggior numero di procedimenti, il che può essere particolarmente significativo nella seconda fase. Si è già detto, inoltre, che l’udienza in videoconferenza presuppone che tutti i magistrati dispongano di hardware idoneo e di rete internet adeguata ed ancora che funzionino perfettamente teams/skype for business e Consolle del magistrato, perché altrimenti bisognerà fare i conti pure con i problemi connessi all’assistenza in materia, non sempre sufficiente per la carenza di tecnici incaricati e comunque problematica da remoto.
Si deve in proposito prendere ad ogni modo atto che dal modello di protocollo per le udienze da remoto allegato alle linee guida risulta che la DGSIA (Direzione Generale dei Servizi Informativi Automatizzati):
– garantirà, con effettività e tempestività, l’assistenza tecnica necessaria ai singoli magistrati o ai cancellieri che assistono il giudice in udienza;
– garantirà ai magistrati togati (inclusi i MOT) ed onorari le dotazioni hardware e software necessarie alla trattazione delle controversie con collegamento da remoto;
– verificherà che sia pervenuto il link relativo all’avvio della “stanza virtuale” a tutti i magistrati, MOT in tirocinio, tirocinanti, onorari, cancellieri;
– avviserà tempestivamente del malfunzionamento della rete per il necessario rinvio delle udienze.
E’ infine di tutta evidenza che la proficua applicazione delle indicazioni contenute nelle suddette linee guida presuppone, da un lato, che i giudici (compresi gli onorari, non sempre dotati di PC portatili su cui è installato l’applicativo Consolle del magistrato) adottino tutti i provvedimenti (decreti, ordinanze e sentenze) in via telematica, e dall’altro, che vi sia piena collaborazione da parte degli avvocati in merito al deposito (ove nella loro disponibilità) delle copie informatiche degli atti di parte e dei documenti in precedenza depositati in forma cartacea, nei formati ammessi dalla normativa sul PCT.
§2. PROTOCOLLI PER L’UDIENZA CIVILE TRAMITE TRATTAZIONE SCRITTA E PER L’UDIENZA IN VIDEOCONFERENZA.
Si è già detto che il CSM auspica, nelle linee guida approvate in data 26 marzo 2020, la stipula di protocolli uniformi sul territorio nazionale ed a tal fine è allegato In calce alla delibera (nella parte che interessa in questa sede) un protocollo relativo alle udienze civili da remoto (lett. f) nonché alle udienze a trattazione scritta (lett. h), redatto a seguito di interlocuzione con la DGSIA (Direzione Generale dei Servizi Informativi Automatizzati) ed il CNF (Consiglio Nazionale Forense).
Come è noto, negli ultimi anni si è assistito alla proliferazione di protocolli, nati dal confronto e dalla collaborazione tra i vari soggetti protagonisti del processo civile e finalizzati a migliorare la gestione delle udienze ed, in generale, l’organizzazione e la fruizione dei servizi giudiziari.
I protocolli contengono infatti regole di “buona condotta” e prassi virtuose che, proprio perché costituiscono la risultante di un’elaborazione condivisa fra magistrati, avvocati e (talora) personale amministrativo, frutto anche della meritoria attività svolta dagli Osservatori sulla giustizia civile, presenti in molti distretti giudiziari d’Italia, ben possono contribuire a migliorare la qualità e l’efficienza del sistema-giustizia.
In particolare, il dialogo tra i vari attori della giurisdizione che sta “a monte” della redazione dei protocolli si è rivelato prezioso strumento di approfondimento e di risoluzione dei problemi che nelle singole realtà territoriali sono di ostacolo ad una adeguata gestione del processo, tant’è che nel corso del tempo il fenomeno ha assunto dimensioni sempre maggiori ed ai protocolli generali per le udienze civili, oggi arricchiti da nuove regole rese necessarie dall’entrata in vigore del processo civile telematico, si sono affiancati protocolli di contenuto più specifico, aventi a oggetto taluni procedimenti civili o determinate attività.
Orbene, proprio l’elaborazione di protocolli in questo periodo di emergenza epidemiologica, soprattutto in funzione della gestione della seconda fase prevista dal D.L. n. 18 del 2020, può essere di ausilio per una migliore organizzazione delle udienze ed in generale per una più efficiente gestione dei giudizi.
Inoltre, l’avvenuta predisposizione di un modello di protocollo redatto a seguito di interlocuzione con la DGSIA ed il CNF può valere ad uniformare le prassi sulla gestione delle udienze durante l’intera durata dell’emergenza epidemiologica in atto nell’intero territorio nazionale, visto che l’attuale normativa rende possibile l’adozione di discipline disomogenee nei vari uffici giudiziari, del tutto inopportuna e suscettibile di dar luogo ad una babele di “riti”.
Ciò detto, in linea generale è da rilevare che vi è l’esigenza che i protocolli vengano redatti con tempestività, compatibilmente con le interlocuzioni previste dal comma 6, in quanto, sia che il giudice disponga che l’udienza venga svolta secondo le modalità previste dall’art. 83 lett. h del D.L. 18/2020 con provvedimento telematico, sia che opti per la videoconferenza, occorre in ogni caso trasmettere con un certo anticipo rispetto all’udienza il provvedimento con il quale si forniscono ai difensori le necessarie indicazioni. E’ pertanto verosimile che, anche data l’attuale incertezza su un’eventuale -ausplicabile- proroga della prima fase, le udienze a ridosso del 15 aprile verranno differite ad altra data allo scopo di assegnare alle parti congruo termine per il deposito telematico di note scritte ovvero al fine di fornire tutte le indicazioni necessarie per lo svolgimento dell’udienza da remoto.
I tempi per la redazione dei protocolli dovrebbero essere comunque ridotti dall’impiego come “cornice” dei modelli allegati alle linee guida.
Ad ogni modo, nel protocollo per lo svolgimento delle udienze da remoto appare opportuno specificare in sede locale (e preferibilmente a livello distrettuale) che il provvedimento del giudice che dispone l’udienza da remoto debba contenere altresì le seguenti, ulteriori, specificazioni:
“La video conferenza si svolgerà con l’utilizzo del software “Teams di Microsoft” tramite collegamento che verrà inviato per posta elettronica ordinaria (PEO).
I difensori dovranno utilizzare il link ricevuto per l’accesso alla stanza virtuale del giudice.
L’utilizzo del software per l’accesso alla stanza virtuale è gratuito, e non richiede registrazioni, inserimento di credenziali né sottoscrizione di abbonamenti.
Potrà avvenire scaricando MYTEAMS sul personal computer ovvero accedendo via web.
Nel giorno fissato per l’udienza, con congruo anticipo rispetto all’orario fissato, il difensore dovrà compiere le seguenti operazioni:
1) cliccare sul link indicato per accedere alla stanza virtuale del magistrato;
2) se l’applicazione non è installata sul pc dell’utente, verrà visualizzata un schermata nella quale sarà possibile scegliere tra le seguenti opzioni:
a) scaricare il tool di Teams tramite il pulsante “Scarica l’app di Windows” (opzione consigliata);
b) selezionare il pulsante “Partecipa sul Web” (è preferibile utilizzare uno dei seguenti browser supportati: IE, Chrome, etc); se si sceglie di scaricare e installare l’applicazione Teams, dopo il primo avvio potrebbe essere necessario chiudere l’applicazione e cliccare nuovamente sul superiore link;
3) una volta fatta la scelta di cui al punto 2), il professionista potrà accedere inserendo il proprio “Nome e Cognome” nel campo “Immetti il nome”, che sarà visualizzato al resto dei partecipanti;
4) cliccando su “Partecipa” il professionista viene inserito nella sala d’attesa virtuale, ove rimarrà in attesa sino a quando il magistrato lo ammetterà nella stanza virtuale”.
Può essere altresì opportuna l’indicazione del numero massimo di procedimenti (necessariamente limitato) da trattare nell’ambito della medesima udienza con dette modalità.
Il modello per le udienze cartolari potrebbe essere invece integrato in ambito distrettuale nel senso di:
– fissare in concreto il termine, preferibilmente differenziato per ciascuna parte (tranne che per i fogli di pc, laddove è sufficiente un unico termine), per il deposito telematico delle note scritte (ad es. sei giorni prima dell’udienza per l’attore/ricorrente e tre giorni prima per il convenuto/resistente);
– specificare che nel provvedimento da trasmettere alle parti le stesse vengano avvisate che, in ipotesi di mancato deposito delle note scritte entro il termine stabilito, la causa verrà rinviata ex art. 309 c.p.c., essendo il mancato deposito equiparabile alla non comparizione;
– specificare altresì, per le cause da decidere con il rito del lavoro o riti assimilati ovvero con discussione orale ex art. 281 sexies c.p.c., che si farà luogo all’udienza cartolare solo laddove i difensori, nelle apposite note, rinuncino espressamente alla lettura del dispositivo e della motivazione.
In ogni caso, resta fermo che, come chiarito anche dal CSM nelle summenzionate linee guida, i protocolli possono contenere mere indicazioni operative con finalità di organizzazione delle attività giurisdizionali e non limitano in alcun modo l’interpretazione delle norme, rimessa ai magistrati.
Scarica il pdf
