L’ufficio del Processo – Schema

a cura del Ministero della Giustizia

Il progetto: uno staff di supporto al lavoro del magistrato e uno strumento per migliorare la qualità del servizio ai cittadini.
Alle luce di numerose e positive esperienze maturate in diversi Paesi stranieri anche in Italia si è diffusa la consapevolezza che i magistrati hanno bisogno di uno staff che li coadiuvi nell’espletamento delle loro molteplici attività, complementari rispetto a quelle propriamente connesse alla giurisdizione.
Allo stesso modo è ormai accresciuta la consapevolezza che l’innovazione tecnologica non può portare ai risultati sperati in termini di efficienza e qualità del servizio se non è accompagnata da un valido supporto di risorse e soprattutto da un ripensamento delle logiche organizzative del lavoro.
L’ufficio per il processo si colloca dunque in tale riflessione sull’organizzazione del lavoro giudiziario, nella consapevolezza dell’importanza della creazione di uno staff del magistrato (e di strutture tecniche) a supporto dei processi di innovazione tecnologica e organizzativa.
La scelta legislativa sottesa all’introduzione delle misure di supporto alla creazione dell’ufficio per il processo, avviata con l’art. 50 del d.l. 90/2014 si innesta in una prassi virtuosa condotta in alcuni uffici giudiziari.
In tale contesto, il ministero, nell’ambito delle sue competenze, ha posto in essere un programma di interventi normativi e organizzativi per fornire strumenti, risorse e tecnologie per la costituzione da parte degli uffici di Tribunale e delle Corti di Appello di tali strutture organizzative.
Si tratta di una precisa scelta programmatica del ministro che mira ad una riformulazione di un paradigma organizzativo diverso, capace di coniugare tecnologie e apprendimento cognitivo, dinamica generazionale e avvio di itinerari professionali.
Non si tratta, quindi, di introdurre forme di episodica assistenza al magistrato ma di un progetto di razionalizzazione del servizio giustizia, con revisione dei moduli organizzativi del lavoro del magistrato e delle cancellerie, volto a dare impulso all’utilizzazione delle risorse informatiche e allo sviluppo delle tecnologie e dei progetti di innovazione negli uffici giudiziari.
La composizione dell’ufficio per il processo e attività
La struttura organizzativa dell’ufficio per il processo si nutrirà di varie professionalità, proprio perché plurime sono le finalità (assistenza al magistrato, supporto all’avvio delle tecnologie e innovazione organizzativa dei servizi di cancelleria):

• la magistratura onoraria
• i tirocinanti laureati
• i soggetti che hanno completato lo stage ex art. 37 comma 11 del decreto legge 98/2011
• il personale amministrativo
• i magistrati ausiliari per le corti di appello

Compiti specifici dei soggetti assegnati all’ufficio per il processo sono svolti nell’ambito e con riferimento alle competenze, attività e mansioni attribuite dalle rispettive normative di riferimento e per il personale amministrativo anche dalla contrattazione collettiva.
Gli interventi normativi del Ministro Orlando per la costruzione e l’implementazione dell’ufficio per il processo

• Art. 50 del d.l. 90/2014: si indica la possibilità per Tribunali e Corti di Appello di costituire l’ufficio per il processo con varie categorie di soggetti.
• Art 50 bis d.l. 90/2014: previsione di una borsa di studio, nei limiti delle risorse disponibili, per i giovani laureati che svolgono tirocinio presso il magistrato.
• Art. 21 ter del d.l. 83/2015: inserimento presso l’ufficio per il processo di coloro che hanno svolto un percorso formativo in cancelleria con borsa di studio sino a 400 euro.
• Disegno di legge sulla magistratura onoraria n.1738 Senato del 15 gennaio 2015: il giudice onorario, nei primi 4 anni del suo mandato, coadiuverà il giudice professionale, compiendo tutti gli atti preparatori, necessari o utili all’esercizio della funzione giurisdizionale, svolgendo attività e adottando provvedimenti delegati dal giudice professionale, nel rispetto delle direttive impartite da quest’ultimo. E’ inoltre prevista una sua partecipazione più organica all’esercizio della giurisdizione (partecipazione alle riunioni periodiche organizzate dal presidente del tribunale o da un giudice delegato, per la discussione delle questioni giuridiche più rilevanti e delle soluzioni adottate oltre che per favorire lo scambio di esperienze giurisprudenziali e di prassi innovative).
• Decreto ministeriale 1 ottobre 2015 di prima attuazione dell’articolo 50 del dl. 90/14: offre la prima indicazione delle attività, finalità e modalità di inserimento dei vari soggetti nell’ufficio per il processo.
• Decreto ministeriale 10 luglio 2015 e correttivo del 1 ottobre 2015 su borse di studio ai tirocinanti ex art. 73 del dl 69/2013: si stanziano 8 milioni di euro per le borse di studio a tali soggetti, per 400 euro mensili, nonché le modalità, il numero ed i criteri di assegnazione delle borse di studio.
• Decreto ministeriale del 24 settembre 2014 di attuazione dell’art.21 ter dl. 83/15: si prevedono i criteri di inserimento di coloro che hanno svolto il periodo di perfezionamento di cui all’articolo 37, comma 11, del decreto-legge 6 luglio 2011, n. 98, ai fini dello svolgimento di un ulteriore periodo formativo di 12 mesi, con assegnazione di borse di studio per un importo di euro 400 da attribuirsi e con possibilità di avere titolo preferenziale, a parità di merito, nei concorsi pubblici.

Le risorse finanziarie

• 8.000.000,00 per borse di studio tirocinanti laureati
• 7.813.000,00 per borse per stage di perfezionamento in cancelleria
• 800.000,00 per ulteriore sviluppo della Consolle dell’assistente e per implementare la banca dati della giurisprudenza di merito
• 1.000.000,00 circa per l’acquisto di PC, per la gestione amministrativa dei tirocinanti e per il consolidamento dei sistemi informatici

Ai 17 milioni già stanziati si andranno ad aggiungere 5 milioni provenienti dalle risorse europee provenienti dal PON Governance e Capacità istituzionale.
Le attività che si svolgeranno nelle strutture organizzative UPP
Attraverso le strutture organizzate dell’Ufficio per il processo, nell’ambito dell’autonomia dei singoli uffici giudiziari, potranno svolgersi tutti i compiti e le funzioni necessarie ad una maggiore assistenza all’attività giurisdizionale dei magistrati.
Le attività potranno quindi essere di vario contenuto, anche in relazione al soggetto che le svolge: ricerca dottrinale e dei precedenti giurisprudenziali, stesura di relazioni, massimazione di sentenze, collaborazione diretta con il magistrato per compiti strettamente ancillari all’attività di udienza e di preparazione della stessa, rilevazione dei flussi dei dati statistici, controllo della corretta gestione dei registri informatizzati e ogni altra attività di supporto al processo civile telematico e all’informatizzazione del processo penale.
Le strutture dell’ufficio per il processo potranno essere organicamente inquadrate dagli uffici all’interno delle sezioni o delle altre unità organizzative degli uffici stessi, con modalità che potranno essere diverse ma non necessariamente alternative, anche in relazione alla figura dell’assistente addetto e all’attività di riferimento.Potrà prevedersi, quindi, da un lato, la destinazione di alcuni soggetti all’affiancamento del singolo magistrato per compiti di assistenza e collaborazione diretta, e dall’altro, invece si potranno creare delle strutture o figure a servizio di tutta la sezione o unità organizzativa (ad es. servizi unici di massimazione delle sentenze della sezione, presidi unici di una o più sezioni per la gestione del processo telematico e dell’informatizzazione del settore penale, servizi di rilevazione statistica), nonché a supporto dell’attività propriamente di cancelleria.
Ufficio per il processo e innovazione tecnologica: consolle assistente e avvio infrastruttura banca dati di merito
In una fase in cui il Ministero della giustizia sta investendo in modo deciso sul processo civile telematico e nell’informatizzazione del processo penale, le risorse assegnate all’ufficio per il processo potranno essere di supporto e contribuire anche alla diffusione dell’innovazione tecnologica.
Il Ministero ha già realizzato un apposito applicativo che può essere utilizzato nel processo civile telematico: la consolle dell’assistente.
Con l’applicativo è possibile un “colloquio” informatico tra l’attività dell’assistente e quella del magistrato: l’assistente può elaborare appunti, ricerche, bozze ed inserirle nel fascicolo informatico di riferimento mettendole a disposizione immediata del magistrato che in tal modo riesce a gestirle in tempi più rapidi.
Le risorse destinate agli “stagisti di cancelleria”, assegnate con il decreto firmato il 24 settembre, potranno contribuire inoltre all’ulteriore sviluppo della digitalizzazione.
Altro importante risultato è lo stanziamento delle risorse finanziare per lo sviluppo delle tecnologie per l’avvio della “Banca dati della giurisprudenza di merito”.
E’ così finalmente possibile tramite il supporto degli assistenti, in specie dei tirocinanti, arrivare ad avere uno strumento per la conservazione dei precedenti giurisprudenziali che consentirà l’arricchimento del bagaglio di conoscenze degli orientamenti della giurisprudenza degli uffici sul territorio.
Si consente così, per la prima volta, che la relazione territorio – ufficio non sia episodica, ovvero rimessa alle singole vicende giudiziarie, ma stabile, in quanto votata ad una rappresentazione costante, per cittadini, avvocati e imprese, dello stato della giurisprudenza locale.
Ciò comporta la riduzione del contenzioso esplorativo, con possibilità di scelte conciliative, anche con ricorso ai meccanismi di ADR, maggiormente consapevoli perché arricchiti dall’esperienza maturata nell’ufficio chiamato a decidere della futura lite.
I principali benefici per i vari soggetti

• tirocinanti laureati: il tirocinio è titolo idoneo all’accesso al concorso in magistratura e titolo di preferenza per i concorsi pubblici, borsa di 400 euro
• praticanti avvocati: equiparazione del tirocinio ad un anno di pratica legale e notarile e conoscenza dei sistemi di digitalizzazione della giustizia, crescita professionale condivisa
• avvocati e cittadini: maggiore efficienza dei servizi e per la conoscenza degli orientamenti giurisprudenziali anche in sede locale
• personale amministrativo: miglioramento qualitativo dei processi lavorativi, in specie quelli di relazione con il magistrato
• magistratura onoraria: crescita professionalizzante e specializzazione in vista dell’inserimento nelle funzioni giurisdizionali e diretta partecipazione nelle sezioni all’attività di discussione degli indirizzi giurisprudenziali e di diffusione di prassi innovative
• gli stagisti di cancelleria: acquisizione di un titolo preferenziale per i concorsi pubblici, borsa sino a 400 euro

I risultati attesiLe prime sperimentazioni hanno consentito di verificare che una tendenziale riduzione delle pendenze del 15% circa, dato di assoluto rilievo se sommato all’elevata produttività dei magistrati italiani.Gli obiettivi principiali sono:

• riduzione dell’arretrato e dei tempi dei processi
• efficienza nella gestione delle udienze e del lavoro giudiziario
• miglioramento dei servizi di cancelleria
• maggiore circolazione dei saperi e delle esperienze professionali
• banca dati di merito

L’ufficio per il processo è anche un intervento che consente ai giovani di avere un ulteriore opportunità di un itinerario formativo, affinché i giovani laureati possano acquisire strumenti di concretezza operativa a completamento della formazione universitaria. Formazione che consentirà maggiore consapevolezza e dinamismo culturale sull’innovazione tecnologica e organizzativa nelle future funzioni di magistrati, avvocati o altri operatori del diritto.
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